Zmiana księgowej nie wymaga zwykle zamykania działalności ani rozpoczynania rozliczeń od zera. Ważne jest jednak ustalenie, kto odpowiada za poszczególne miesiące oraz które dokumenty i dostępy musi otrzymać nowe biuro. Poniższe wskazówki dotyczą typowych małych firm prowadzących uproszczoną księgowość.

1. Sprawdź obowiązującą umowę

Zanim wypowiesz dotychczasową umowę, zweryfikuj okres wypowiedzenia, zasady przekazania danych, ewentualne opłaty i sposób rozliczenia prac za ostatni okres. Ustal datę, od której nowe biuro ma przejąć obowiązki.

2. Określ granicę odpowiedzialności

Najlepiej sporządzić krótkie uzgodnienie: kto przygotowuje deklaracje za ostatni miesiąc współpracy, kto sporządza korekty wcześniejszych okresów, kto odpowiada za rozliczenia roczne oraz czy są zaległe wyjaśnienia lub wezwania z urzędu. Taki podział ogranicza ryzyko pominięcia terminu.

3. Odbierz dokumenty i dane księgowe

Przygotuj listę dokumentów do przekazania, adekwatną do prowadzonej działalności: KPiR lub ewidencję przychodów, dokumenty sprzedaży i zakupów, rejestry VAT, pliki JPK, ewidencje środków trwałych, potwierdzenia rozliczeń podatków i ZUS oraz wymagane zestawienia. Poproś o informacje dotyczące nierozliczonych spraw i wcześniejszych korekt.

4. Uporządkuj pełnomocnictwa i dostęp

Sprawdź, jakie pełnomocnictwa udzielono dotychczasowej obsłudze oraz kto ma dostęp do kont firmowych w systemach urzędowych i księgowych. Stare upoważnienia i konta należy przejrzeć, a zakres uprawnień nowego biura ustalić zgodnie z rzeczywistymi potrzebami. Nie przekazuj prywatnych haseł zamiast prawidłowego nadania uprawnień.

Informacje o różnych rodzajach pełnomocnictw znajdziesz na Biznes.gov.pl.

5. Zrób protokół przekazania

Prosta lista plików i dokumentów z datą przekazania pozwala obu stronom potwierdzić, co zostało oddane i co jeszcze wymaga uzupełnienia. Obejmuje to również ustalenia dotyczące danych osobowych i bezpiecznego sposobu przekazywania dokumentacji.

Czy można zmienić księgową w trakcie roku?

Co do zasady tak. Organizacyjnie łatwiej jest przejąć obsługę od początku miesiąca lub innego uzgodnionego okresu, ale nie oznacza to obowiązku czekania do końca roku. Termin powinien wynikać z umowy i dostępności kompletnej dokumentacji.

Przeniesienie księgowości do biura w Radomiu

Przy wyborze nowej obsługi warto najpierw potwierdzić, czy biuro prowadzi dany rodzaj rozliczeń. Biuro Rachunkowe Joanna Pietrzyk zajmuje się m.in. KPiR, ewidencją przychodów i bieżącymi rozliczeniami. Zakres przejęcia dokumentacji ustalamy indywidualnie podczas kontaktu.

Materiał ma charakter informacyjny. Obowiązki i sposób rozliczania zależą od sytuacji konkretnego przedsiębiorcy oraz aktualnych przepisów.